Notes

Kort note om aflevering af forskningsdata til Rigsarkivet

Indhold

Kontaktoplysninger

Per Møldrup-Dalum
E: per@cas.au.dk
L: 1483-527
T: 51244698
W: https://au.dk/per@cas.au.dk

Center for Humanities Computing (CHC)
W: https://chc.au.dk

Konkret og trinvis plan

Dette er et kondensat af bl.a. Databeskyttelse (GDPR): Personoplysninger og forskning, som man er forpligtiget til at kende, så man kan følge alle regler.

En anden kilde til oplysninger om data management på AU findes på Research Data Management. Denne side beskriver mere det forskningsnære indenfor data management.

Her følger nu et forslag til en køreplan, som vil hjælpe en igennem det meste med henblik på udarbejdelse af en data management plan på Arts. Det er dog vigtigt at søg råd og vejledning hos universitetets konsulenter, her eksemplificeret ved Henriette, Louise og Per.

Opret dokument i fx Word eller Excel

Lav en liste eller et afsnit for hver logisk datasamling/undersøgelse som ønskes indsamlet til projektet eller som genanvendes fra tidligere projekt.

For hver samling beskriv

Metadata Beskrivelse
Navn Et kort navn eller forkortelse
Beskrivelse
Type
Fil- og dataformater fx "Excel med tabeller over noget med følgende kolonner: ...", "MP3-filer med lydoptagelser i stereo optaget med den indbyggede diktafon app i iPhone" osv
Oprindelse/kilde Fx "tekster skrevet af 5. klasses elever i aarhusiansk folkeskole og afleveret på papir. Senere digitaliseret til PDF filer."
AU klassifikation 0, 1, 2 eller 3. Se klassifikation-af-data
Hjemmel data er indsamlet under, hvis samlingen er eksisterende
Lagringssystem Hvor opbevares data, hvis de allerede eksisterer
Metadata og Proveniens Andre relevante oplysninger om data og dets oprindelse.

Kontakt derefter Per med henblik på udarbejdelse af data management plan

Gennemfør en databeskyttelsesretlig risikovurdering

Se risikovurdering-og-konsekvensanalyse

Plan for Fortegnelsen og etisk godkendelse

Se Anmeld behandling af personoplysninger til fortegnelsen

Hvis der skal indhentes godkendelse fra Forskningsetisk Komité, se Forskningsetisk Komité

Aftalekompleks

Vurder om

Kontakt Henriette fra TTO, hvis der svares ja til et eller flere af ovenstående

Personhenførbare data

Vurder om

Udfærdig dokumenter til opfyldelse af oplysningspligten.

Kontakt Louise fra dekanatet til hjælp med disse punkter

Detaljer og noter

Nu følger uddybende detaljer og oplysninger.

Definition af data

I dette dokument er data defineret som information udtrykt elektronisk og lagret i et elektronisk system.

Dataklassifikation

For at kunne afgøre hvordan data skal lagres og behandles skal man afgøre i hvilken grad sådan data skal beskyttes. Til dette benytter man ofte en dataklassifikation.

På Aarhus universitet (AU) er der defineret en sådan dataklassifikation med fire niveauer:

0
Offentlige data
1
Interne data
2
Fortrolige data
3
Følsomme data

Se AU's webside med definitioner af og eksempler på disse fire klassifikationer.

Denne klassifikation er gældende kun for AU og kan ikke bruges på andre institutioner.

Generelt om håndtering af forskningsdata

Research Data Management

Lovgivning

Her følger referencer til de relevante love:

GDRP
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DA/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679
Databeskyttelsesloven
https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2024/289
Ophavsretsloven
https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2023/1093
Anmeldelse af digitale forskningsdata
https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2020/514
Arkivloven
https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2016/1201
GDPR: Behandlingsgrundlag

Links til sider på AU, som beskriver behandlingsgrundlaget. Det første link fører til beskrivelse af det databeskyttelsesretlige samtykke samt en forklaring på forskellen på dette og forskningshjemmel:

https://medarbejdere.au.dk/informationssikkerhed/databeskyttelse/saerligt-om-forskning/behandlingsgrundlag-og-oplysningspligt/samtykke-1

Det næste link fører til en forklaring og beskrivelse af forskningshjemmel.

https://medarbejdere.au.dk/informationssikkerhed/databeskyttelse/saerligt-om-forskning/behandlingsgrundlag-og-oplysningspligt/forskningshjemmel-1

Ophavsret: Creative Commons licenser

Hvis man sikrer sig at de kreative objekter, som informanter skaber til forskningsprojektet, bliver offentliggjort under en licens, som tillader andre at anvende sådanne objekter, er det som sådan ikke nødvendigt med aftaler ud over denne licens.

Til dette formål er Creative Common licenserne yderst anvendelige. Der er en række licenser, som alle er oversat til danske forhold, at vælge imellem, som kan læses her: https://creativecommons.org/share-your-work/cclicenses/.

Politikker

Ud over den gældende lovgivning, har universiteter og nationer også såkaldte politikker for forskning.

Man er som forsker forpligtiget til at efterleve disse politikker, men læser og efterlever man AU's burde man indirekte også efterleve de resterende.

Den sidstnævnte kodeks er i øvrigt inspireret af følgende

Forskningsetisk godkendelse af forskningsundersøgelser - Forskningsetisk Komité

Etisk godkendelse af forskningsprojekter er beskrevet her: 🔗

Ansøgningsfrister i 2025:

best practice

Åbne og generelt anvendte filformater er altid at foretrække.

Metadata

Samle metatdata i et dokument (fx en README.txt), der ligger sammen med en given datasamling, og som beskriver de pågældende data. Tænk

Hvis man vil gå hele vejen, er det muligt at benytte sig af metadataskemaer, metadata ontologier, mv.

Vedligehold en EDB-venlig kategorisering

Benytter tal med foranstillede nuller til sortering af sine mappe, fx

EDB-venlige filnavne

fx 2025-01-09--observation—Frejlev Medborgerhus.docx. Man kan endda vælge at undgå mellemrum i navne på filer og mapper, men dette er mest relevant for kvantitative datasamlinger.

Hold datoformater på YYYY-MM-DD form, da dette format sorterer korrekt.

Redskaber og rådgivning

Beskrivelse af risikovurdering og konsekvensvurdering med tilhørende skabeloner findes på: risikovurdering-og-konsekvensanalyse

Samarbejdsaftaler får man fra TTO ved henvendelse.

Skabeloner til samtykke og oplysningspligt findes på oplysningspligt

Beskrivelse af It-systemer til lagring findes på siden om klassifikation-af-data

Interactive HPC/UCloud har auto-transkription og andet AI værktøj, hvor der allerede tegnet de nødvendige aftaler

Data management Plan værktøj (dansk driftet version af DMPOnline produktet) fra DeiC findes her: dmp.deic.dk

System til opbevaring af følsomme og fortrolige data: SIF. Dette kræver en VPN forbindelse samt at man har gennemgået en obligatorisk introduktion til systemet. Man kan henvende sig til Per for at komme på et kursus.

Generel hjælp ved henvendelse (ticket) på chc.au.dk ved at trykke på den grønne "Submit a Ticket"-knap.

Per Møldrup-Dalum, oprettet: 2025-01-09 Thu 14:27